آموزش کار با Focus To-Do، برنامه‌ای برای مدیریت زمان و کارها (۱)

قبلاً در نوشته ای جداگانه درباره اهمیت ایجاد نظم درونی در یادگیری زبان و استفاده از تودولیست به عنوان ابزاری برای مدیریت کارها صحبت کردیم. همینطور گفتیم یکی از بهترین روش‌های مدیریت زمان، تکنیک پومودورو است و در درس مدیریت زمان و کارهای یادگیری زبان با تکنیک پومودورو، به آن پرداختیم. در این نوشته قصد داریم برنامه Focus To-Do را به عنوان ابزاری برای مدیریت زمان و کارها معرفی کنیم.

آنچه در ادامه می‌خوانید:

معرفی اپلیکیشن Focus To-Do

همانطور که گفتیم اپلیکیشن Focus to do برای مدیریت زمان با تکنیک پومودورو طراحی شده‌است. در واقع Focus to do ترکیبی از تکنیک پومودورو و برنامه مدیریت کارها است. این ویژگی باعث تمایز این اپ نسبت به دیگر اپ‌ها و افزایش بازدهی کار (در اینجا یادگیری زبان) می‌شود. ما در فلوئنت بعد از بررسی اپلیکیشن‌های متعدد و با توجه به بازخوردهای زبان آموزان، این اپلیکیشن را پیشنهاد می‌کنیم.

دانلود Focus To-Do

برای دانلود و نصب انواع نسخه‌های فوکوس‌تودو می‌توانید به سایت Focus To-Do مراجعه کنید. همچنین می‌توانید نسخه پریمیوم برنامه برای اندروید را از سایت فارس‌روید دانلود کنید. پیشنهاد می‌شود حتما نسخه پریمیوم را نصب کنید و فقط با نسخه پریمیوم کار کنید. در نظر داشته باشید اگر نسخه دسکتاپ یا افزونه مرورگر را نصب می‌کنید فقط برای چک کردن وظایف از آن‌ها استفاده کنید.

آموزش کار با Focus To-Do

برنامه فوکوس‌تودو از چند قسمت اصلی تشکیل شده‌است. هر قسمت برای هدف مشخصی استفاده می‌شود و به طور کلی شامل صفحه پومودور، مدیریت کارها و تنظیمات است. علاوه بر این Focus To-Do چند امکان بیشتر برای افزایش انگیزه قرار‌داده‌است، مانند گزارش‌دهی، رتبه‌بندی، جنگل و گروه.

ما در فلوئنت ابتدا با سه بخش صفحه پومودورو، مدیریت کارها و گروه کار داریم. پس در این نوشته این بخش‌ها را معرفی می‌کنیم و در نوشته دیگری درباره بخش‌های دیگر صحبت خواهیم‌کرد.

۱- صفحه پومودورو

بعد از نصب و اجرای برنامه، صفحه اصلی Focus To-Do یا صفحه پومودورو را به شکل رو به رو داریم. برای شروع کار کافی‌ست روی دکمه Start to Focus کلیک کنیم و کار را برای مدت زمان ۲۵ دقیقه شروع کنیم. پس از تمام شدن ۲۵ دقیقه، برنامه با نوتیفیکیشن به ما خبر می‌دهد و از ما می‌خواهد ۵ دقیقه استراحت کنیم و پومودوروی بعدی را شروع کنیم.

همانطور که در نوشته مربوط به معرفی تکنیک پودمورو گفتیم، پیشنهاد می‌کنیم از این ۵ دقیقه برای انجام چند حرکت کششی، نگاه به دوردست، چند نفس عمیق و نوشیدن آب و مواردی که استراحت ذهنی محسوب می‌شود، استفاده کنید. دیدن اخبار، ادامه کار، چک کردن گوشی و مواردی از این دست کارایی شما را پایین می‌آورد.

برنامه پس از ۴ پومودورو (و ۴ استراحت)، یک استراحت طولانی‌تر از ۵ دقیقه را تجویز می‌کند. در بخش تنظیمات برنامه می‌توانیم این عددها (زمان کار و استراحت و …) را تغییر دهیم.

در کادر سفید رنگ در بالای صفحه، یک کار یا تسک برای انجام پیشنهاد داده‌شده‌است. قبل از شروع هر پومودورو می‌توانیم یکی از کارها را انتخاب کنیم تا برنامه بداند که این پومودورو برای انجام کدام کار دارد استفاده می‌شود. اگر این کادر خالی باشد، با کلیک بر روی آن، تعدادی کار دیگر را می‌توانید ببینیم و یکی از آن‌ها را انتخاب کنیم.با زدن ضربدر در سمت راست این کار حذف و با زدن دایره در سمت چپ، فیلد کامل خواهد شد.

در پایین صفحه پومودورو گزینه‌های دیگری هم وجود دارد. با کلیک بر روی Fullscreen، تایمر تمام صفحه را پوشش خواهد‌ داد.

با کلیک بر روی Strict Mode گزینه‌هایی نمایش داده می‌شود که به تمرکز بیشتر کمک خواهد کرد:

  • با انتخاب گزینه Lock Phone از لحظه شروع تایمر گوشی کاملاً قفل شده و هیچ کاری نمی‌توانیم با گوشی انجام دهیم تا پومودوروی فعلی تکمیل شود.
  • با انتخاب گزینه Block Apps می‌توانیم همه یا تعدادی از برنامه‌هایی که حواسمان را پرت می‌کنند، به ویژه شبکه‌های اجتماعی را بلاک کنیم تا هیچ نوتیفیکیشن یا پیامی دریافت نکنیم.
  • با انتخاب گزینه Flip Phone باید گوشی را از طرف صفحه‌ی نمایش روی میز یا سطح صافی قرار دهیم. به محض چرخاندن گوشی چند ثانیه مهلت داریم تا آن را دوباره به حالت اول برگردانیم، در غیر این صورت تایمر از کار می‌افتد و از اول باید شروع کنیم.
  • با انتخاب گزینه Prohibit to Exit نباید تا تمام شدن زمان پومودورو از برنامه خارج شویم و بعد از خارج شدن از برنامه چند ثانیه مهلت داریم که به برنامه برگردیم، در غیر این صورت تایمر از کار متوقف می‌شود و دوباره از اول باید شروع کنیم.

۲- مدیریت کارها در Focus To-Do

در صفحه اصلی Focus To-Do با کلیک روی فلش بالا سمت چپ (یا  ^ برعکس)، وارد صفحه مدیریت کارها می‌شویم. از این قسمت، کار یا تسک‌هایی که داریم را در برنامه می‌نویسیم. با گزینه‌های Add Project، آیکون Folder در پایین سمت راست و Task می‌توانیم کارها را به صورت دلخواه به برنامه اضافه کنیم.

مثلاً می‌توانیم برای یک فعالیت مهم در برنامه روزانه‌ی خود (مانند یادگیری زبان، یک پروژه کاری، نظافت خانه، رفتن به باشگاه و … ) یک پروژه‌ی مشخص، تعریف کنیم یا با ساخت یک پوشه چندین پروژه را به آن اضافه کنیم. می‌توانیم کارهای مختلفی که برای آن فعالیت لازم است را به صورت تسک تعریف کنیم. علاوه بر این می‌توانیم هر تسک را به چند زیرتسک تقسیم کنیم.

کاربرد گزینه‌های دیگری که در این صفحه وجود دارد به این صورت است:

  • اگر زمان انجام کار مشخص نیست و قصد داریم روزی آن را انجام دهیم می‌توانیم آن را در بخش Someday بنویسیم
  • اگر مربوط به امروز یا فرداست، آن را در بخش Today یا Tomorrow وارد کنیم.
  • اگر یک رخداد با تاریخ مشخصی است، آن را در بخش Events بنویسیم.
  • برای دیدن لیست کارها روی Tasks کلیک می‌کنیم.
  • کارهای تکمیل شده، را در بخش Completed می‌توانیم ببینیم.
  • برای استفاده از ابزار پومودورو هم روی دایره در پایین صفحه کیلک می‌کنیم.

تنظیمات مربوط به یک تسک مشخص

فرض کنید یک تسک تعریف کرده‌ایم، با کلیک بر روی هر تسک تنظیمات مربوط به آن نمایش داده‌خواهد‌شد. با استفاده از فیلد بالای صفحه مشخص کنیم آن تسک مربوط چه پروژه‌ای است. در اینجا می‌توانیم به صورت اختصاصی برای هر تسک تعداد پومودورو، همچنین اگر آن تسک به صورت تکرارشونده است، نحوه تکرار آن یا زمان یادآوری تسک را مشخص کنیم. در این صفحه، رنگ پرچم نشان دهنده اولویت انجام تسک است. با گزینه تگ هم می‌توانیم تسک‌ها را مرتب کنیم. اگر در همین صفحه روی فلش قرمز رنگ هر تسک یا زیر تسک کلیک کنیم، به صفحه پومودورو منتقل می‌شویم و تایمر به صورت اتومات شروع به کار خواهد کرد.

یک مثال از مدیریت کارها با Focus To-do

بگذارید توضیحات بالا را با یک مثال ببینیم. فرض کنید می‌خواهیم برنامه یادگیری زبان را به کمک فوکوس‌تودو مدیریت کنیم.

به عکس رو به رو دقت کنید. فرض کنیم در حال حاضر مشغول خواندن ترم ۱ فلوئنت هستیم. در این عکس می‌بینیم یک پوشه به نام “ترم یک فلوئنت” ساخته‌ایم و درس‌های این ترم را تحت عنوان چند پروژه به این پوشه اضافه کرده‌ایم. سپس موضوعات هر درس را به عنوان یک تسک به پروژه مربوط به آن درس اضافه کرده ایم.

همانطور که گفتیم برای هر تسک می‌توانیم چند زیرتسک تعریف کنیم. برای مثال درس “تلفظ درست صداهای زبان انگلیسی” دارای چند زیردرس مانند “تلفظ درست صامت‌ها” است، می‌توانیم زیر درس‌ها را به عنوان تسک به پروژه‌ مربوط اضافه کنیم و درس “تمرین صامت  /ð/” را به عنوان زیرتسک.

توجه داشته باشید که این شکل از دسته‌بندی صرفاً جنبه‌ی آموزشی دارد و شما می‌توانید تسک‌ها را به شکل دلخواه دسته‌بندی کنید.

۳- انجام کارها به صورت گروهی 

در صفحه مدیریت کارها، بالا سمت راست یک آیکون به شکل آدمک می‌بینیم. این گزینه Group یا گروه است. از این قسمت برای انجام دادن کارها به صورت گروهی استفاده می‌کنیم. ابتدا یک گروه می‌سازیم. هر گروه یک کد مخصوص به خود را دارد. با در اختیار قرار دادن آن کد به دوستان دیگر می‌توانیم آن‌ها را به گروه خود دعوت کنیم. همچنین می‌توانیم گروه‌های مختلفی را سرچ کنیم و در آن‌ها عضو شویم.

در هر گروه می‌توانیم آمار فعالیت هم‌گروهی‌های خود را ببینیم یا با آن‌ها چت کنیم.

توجه داشته باشید ساعتی که در گروه نمایش‌داده‌می‌شود، قابل تفکیک نیست و نشان‌دهنده کل زمانی‌ست که از برنامه استفاده می‌کنیم. برای مثال اگر از برنامه Focus To-Do برای یادگیری زبان انگلیسی و موسیقی استفاده می‌کنید .زمان‌هایی که برای هر کدام می‌گذارید، قابل تفکیک نیست و اگر عضو گروه زبان باشید مجموع زمانی که برای هر دو گذاشته‌اید در گروه نمایش داده می‌شود .
اگر درستی زمان ثبت شده در گروه برای شما مهم است،پیشنهاد فلوئنت ساختن چند اکاونت و استفاده از هر کدام فقط برای یک فعالیت است.

امکانات بیشتر در Focus To-Do

تا اینجا می‌توانیم کارهایی که برای یادگیری زبان انجام می‌دهیم را به کمک Focus To-Do مدیریت کنیم. اما این برنامه بخش‌های دیگری هم دارد. می‌توانید در بخش دوم آموزش کار با فوکوس‌تودو نحوه کار با آن‌ها را مطالعه کنید. اگر سوال یا تجربه‌ای از کار کردن با برنامه Focus To-Do یا برنامه‌های مشابه دارید، می‌توانید در کامنت‌ها با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.

9 دیدگاه دربارهٔ «آموزش کار با Focus To-Do، برنامه‌ای برای مدیریت زمان و کارها (۱)»

  1. برای قسمت strict mode مجوز های خطرناکی مثل خواندن پیامک ها باید بهش بدیم. به نظرتون فعال کنیم ؟
    حساب بانکی در معرض خطر قرار نگیره یک وقت؟

    1. سلام صدر عزیز. ایده چنین برنامه هایی چند سالی هست رایج شده و داره رایج تر میشه. اما متاسفانه این برنامه رو بررسی نکردیم. ممنونم بابت معرفی. البته خودمون هم چنین کارهایی برای شاگردهامون داریم انجام میدیم (داشتن هم گروهی و با هم انجام دادن تمرینها)

        1. دوست عزیز بعد از تعریف تسک، روی اون کلیک کنید، در صفحه ای که باز میشه گزینه "add a subtask" برای اضافه کردن زیر تسک هست

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *