آموزش کار با Focus To-Do، برنامه‌ای برای مدیریت زمان و کارها (۱)

قبلاً در نوشته ای جداگانه درباره اهمیت ایجاد نظم درونی در یادگیری زبان و استفاده از تودولیست به عنوان ابزاری برای مدیریت کارها صحبت کردیم. همینطور گفتیم یکی از بهترین روش‌های مدیریت زمان، تکنیک پومودورو است و در درس مدیریت زمان و کارهای یادگیری زبان با تکنیک پومودورو، به آن پرداختیم. در این نوشته قصد داریم برنامه Focus To-Do را به عنوان ابزاری برای مدیریت زمان و کارها معرفی کنیم.

آنچه در ادامه می‌خوانید:

معرفی اپلیکیشن Focus To-Do

همانطور که گفتیم اپلیکیشن Focus to do برای مدیریت زمان با تکنیک پومودورو طراحی شده‌است. در واقع Focus to do ترکیبی از تکنیک پومودورو و برنامه مدیریت کارها است. این ویژگی باعث تمایز این اپ نسبت به دیگر اپ‌ها و افزایش بازدهی کار (در اینجا یادگیری زبان) می‌شود. ما در فلوئنت بعد از بررسی اپلیکیشن‌های متعدد و با توجه به بازخوردهای زبان آموزان، این اپلیکیشن را پیشنهاد می‌کنیم.

دانلود Focus To-Do

برای دانلود و نصب انواع نسخه‌های فوکوس‌تودو می‌توانید به سایت Focus To-Do مراجعه کنید. همچنین می‌توانید نسخه پریمیوم برنامه برای اندروید را از سایت فارس‌روید دانلود کنید. پیشنهاد می‌شود حتما نسخه پریمیوم را نصب کنید و فقط با نسخه پریمیوم کار کنید. در نظر داشته باشید اگر نسخه دسکتاپ یا افزونه مرورگر را نصب می‌کنید فقط برای چک کردن وظایف از آن‌ها استفاده کنید.

آموزش کار با Focus To-Do

برنامه فوکوس‌تودو از چند قسمت اصلی تشکیل شده‌است. هر قسمت برای هدف مشخصی استفاده می‌شود و به طور کلی شامل صفحه پومودور، مدیریت کارها و تنظیمات است. علاوه بر این Focus To-Do چند امکان بیشتر برای افزایش انگیزه قرار‌داده‌است، مانند گزارش‌دهی، رتبه‌بندی، جنگل و گروه.

ما در فلوئنت ابتدا با سه بخش صفحه پومودورو، مدیریت کارها و گروه کار داریم. پس در این نوشته این بخش‌ها را معرفی می‌کنیم و در نوشته دیگری درباره بخش‌های دیگر صحبت خواهیم‌کرد.

۱- صفحه پومودورو

در کادر سفید رنگ در بالای صفحه، یک کار یا تسک برای انجام پیشنهاد داده‌شده‌است. قبل از شروع هر پومودورو می‌توانیم یکی از کارها را انتخاب کنیم تا برنامه بداند که این پومودورو برای انجام کدام کار دارد استفاده می‌شود. اگر این کادر خالی باشد، با کلیک بر روی آن، تعدادی کار دیگر را می‌توانید ببینیم و یکی از آن‌ها را انتخاب کنیم.با زدن ضربدر در سمت راست این کار حذف و با زدن دایره در سمت چپ، فیلد کامل خواهد شد.

در پایین صفحه پومودورو گزینه‌های دیگری هم وجود دارد. با کلیک بر روی Fullscreen، تایمر تمام صفحه را پوشش خواهد‌ داد.

با کلیک بر روی Strict Mode گزینه‌هایی نمایش داده می‌شود که به تمرکز بیشتر کمک خواهد کرد:

• با انتخاب گزینه Lock Phone از لحظه شروع تایمر گوشی کاملاً قفل شده و هیچ کاری نمی‌توانیم با گوشی انجام دهیم تا پومودوروی فعلی تکمیل شود.
• با انتخاب گزینه Block Apps می‌توانیم همه یا تعدادی از برنامه‌هایی که حواسمان را پرت می‌کنند، به ویژه شبکه‌های اجتماعی را بلاک کنیم تا هیچ نوتیفیکیشن یا پیامی دریافت نکنیم.
• با انتخاب گزینه Flip Phone باید گوشی را از طرف صفحه‌ی نمایش روی میز یا سطح صافی قرار دهیم. به محض چرخاندن گوشی چند ثانیه مهلت داریم تا آن را دوباره به حالت اول برگردانیم، در غیر این صورت تایمر از کار می‌افتد و از اول باید شروع کنیم.
• با انتخاب گزینه Prohibit to Exit نباید تا تمام شدن زمان پومودورو از برنامه خارج شویم و بعد از خارج شدن از برنامه چند ثانیه مهلت داریم که به برنامه برگردیم، در غیر این صورت تایمر از کار متوقف می‌شود و دوباره از اول باید شروع کنیم.

۲- مدیریت کارها در Focus To-Do

در صفحه اصلی Focus To-Do با کلیک روی فلش بالا سمت چپ (یا  ^ برعکس)، وارد صفحه مدیریت کارها می‌شویم. از این قسمت، کار یا تسک‌هایی که داریم را در برنامه می‌نویسیم. با گزینه‌های Add Project، آیکون Folder در پایین سمت راست و Task می‌توانیم کارها را به صورت دلخواه به برنامه اضافه کنیم.

مثلاً می‌توانیم برای یک فعالیت مهم در برنامه روزانه‌ی خود (مانند یادگیری زبان، یک پروژه کاری، نظافت خانه، رفتن به باشگاه و … ) یک پروژه‌ی مشخص، تعریف کنیم یا با ساخت یک پوشه چندین پروژه را به آن اضافه کنیم. می‌توانیم کارهای مختلفی که برای آن فعالیت لازم است را به صورت تسک تعریف کنیم. علاوه بر این می‌توانیم هر تسک را به چند زیرتسک تقسیم کنیم.

کاربرد گزینه‌های دیگری که در این صفحه وجود دارد به این صورت است:

• اگر زمان انجام کار مشخص نیست و قصد داریم روزی آن را انجام دهیم می‌توانیم آن را در بخش Someday بنویسیم
• اگر مربوط به امروز یا فرداست، آن را در بخش Today یا Tomorrow وارد کنیم.
• اگر یک رخداد با تاریخ مشخصی است، آن را در بخش Events بنویسیم.
• برای دیدن لیست کارها روی Tasks کلیک می‌کنیم.
• کارهای تکمیل شده، را در بخش Completed می‌توانیم ببینیم.
• برای استفاده از ابزار پومودورو هم روی دایره در پایین صفحه کیلک می‌کنیم.

تنظیمات مربوط به یک تسک مشخص

فرض کنید یک تسک تعریف کرده‌ایم، با کلیک بر روی هر تسک تنظیمات مربوط به آن نمایش داده‌خواهد‌شد. با استفاده از فیلد بالای صفحه مشخص کنیم آن تسک مربوط چه پروژه‌ای است. در اینجا می‌توانیم به صورت اختصاصی برای هر تسک تعداد پومودورو، همچنین اگر آن تسک به صورت تکرارشونده است، نحوه تکرار آن یا زمان یادآوری تسک را مشخص کنیم. در این صفحه، رنگ پرچم نشان دهنده اولویت انجام تسک است. با گزینه تگ هم می‌توانیم تسک‌ها را مرتب کنیم. اگر در همین صفحه روی فلش قرمز رنگ هر تسک یا زیر تسک کلیک کنیم، به صفحه پومودورو منتقل می‌شویم و تایمر به صورت اتومات شروع به کار خواهد کرد.

یک مثال از مدیریت کارها با Focus To-do

بگذارید توضیحات بالا را با یک مثال ببینیم. فرض کنید می‌خواهیم برنامه یادگیری زبان را به کمک فوکوس‌تودو مدیریت کنیم.

۳- انجام کارها به صورت گروهی 

در صفحه مدیریت کارها، بالا سمت راست یک آیکون به شکل آدمک می‌بینیم. این گزینه Group یا گروه است. از این قسمت برای انجام دادن کارها به صورت گروهی استفاده می‌کنیم. ابتدا یک گروه می‌سازیم. هر گروه یک کد مخصوص به خود را دارد. با در اختیار قرار دادن آن کد به دوستان دیگر می‌توانیم آن‌ها را به گروه خود دعوت کنیم. همچنین می‌توانیم گروه‌های مختلفی را سرچ کنیم و در آن‌ها عضو شویم.

امکانات بیشتر در Focus To-Do

تا اینجا می‌توانیم کارهایی که برای یادگیری زبان انجام می‌دهیم را به کمک Focus To-Do مدیریت کنیم. اما این برنامه بخش‌های دیگری هم دارد. می‌توانید در بخش دوم آموزش کار با فوکوس‌تودو نحوه کار با آن‌ها را مطالعه کنید. اگر سوال یا تجربه‌ای از کار کردن با برنامه Focus To-Do یا برنامه‌های مشابه دارید، می‌توانید در کامنت‌ها با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.